Suroboyo.id – Surat pengantar merupakan salah satu surat resmi dari sebuah instansi. Fungsi dari surat tersebut adalah untuk menyampaikan kepentingan instansi.
Gaya bahasa yang digunakan untuk penulisan isi surat juga menggunakan gaya bahasa baku. Surat pengantar ini menjadi surat yang penting dalam birokrasi dan instansi. Selain instutisi, surat pengantar bisa digunakan untuk keperluan sekolah, lingkungan, instansi pemerintah, dan tujuan sosial.
Contohnya mahasisawa memberikan surat pengantar dari instansi untuk penelitian. Adapun untuk format surat pengantar yaitu:
Baca juga: Contoh Surat Pesanan Barang Serta Fungsinya
1. Kepala Surat
- Kop Surat
Bagian kop surat berada paling atas. Ada kop naskah dinas yang berisi logi, nama instansi, alamat, dan kontak yang dihubungi. Penulisan kop surat diletakkan di tengah margin, dan ditulis menggunakan huruf kapital.
- Nomor Surat Pengantar
Susunan permohonan surat pengantar berada di bawah kop surat. Susunan penomoran ini terdiri dari nomor naskah, kode klarifikasi arsip surat dinas, bulan (ditulis dalam dua digit), tahun terbit, tanggal serta nama jabatan dan alamat yang dituju.
2. Batang Tubuh
Mengutip dari modul Tata Naskah Dinas, batang tubuh surat pengantar terdiri dari nomor urut, jenis data yang dikirim, banyaknya naskah atau barang, dan keterangan.
3. Kaki
- bagian Pengirim
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari pengirim yang tulisannya berada di sebelah kanan. Penulisan meliputi nama jabatan pembuatan pengantar, tanda tangan, nama, NIP dan stempel jabatan atau instansi.
- Bagian Penerima
Penerima berada di sebelah kiri, penulisan meliputi tanggal penerimaan, nama jabatan, tanda tangan, nama, NIP, cup instansi, dan nomor telepon.
Baca juga: Contoh Surat Niaga Beserta dengan Jenis-Jenis Surat dan Struktur Formatnya
Contoh Surat Pengantar
1. Contoh Surat Pengantar Dinas
Surat pengantar dinas merupakan surat resmi yang yang dibuat instansi untuk karyawan yang bertugas diluar instansi. Surat penagantar dinas berfungsi untuk meyakinkan pihak ketiga bahwa orang yang ditugaskan benar benar orang tersebut sesuai yang ada di dala surat pengantar dinas tersebut. Berikut contohnya:
PT. SARANA INDO PERSADA
Jalan Raya Porong No 99C Sidoarjo- Jawa Timur
Telp 0321 89800 Fax. 0312 775758
SURAT PENGANTAR DINAS
NO:88/PT.SIP/III/2018
Berdasarkan peraturan perusahan NO: 23/TT/PTSIP/2016 yakni terkait Audit kantor cabang setiap 3 bulan sekali. Maka dari itu bersama surat pengantar ini kami mengirim:
Nama: Ali Maksun
Jabatan : Kepala Personalia
NIP : 00928374
Untuk melakukan audit SOP dan keuangan terhadap PT SARANA INDO PERSADA Cabang Ponorogo. Oleh karena itu kami mohon kepada seluruh pegawai dan managemen untuk memberiakan berkas-berkas yang dibutuhkan. Dan kami mohon kerjasamanya demi kelancaran proses audit. Demikian surat pengantar ini kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Sidoarjo, 21 Maret 2018
Direktur Utama
PT. Sarana Indo Persada
Adi Samsuddin
2. Contoh Surat Pengantar Dokumen
Surat pengantar dokumen adalah surat yang berfungsi sebagai surat yang mengantarkan dokumen penting contohnya seperti surat pengantar proposal, surat pengantar invoice dan lainnya.
PT. ABC INDO SUKSES
Jln. Pangsud No 56 , Mangunarjo Madiun
Telp. 0351 5569990 Fax. 0351 999098098
SURAT PENGANTAR DOKUMEN
No: 80/ SPD/X/2018
Hal: Surat Pengantar Dokumen
Kepada Yth.
Pimpinan Toko Mulya Sari
Jln Raya Maospati No. 667 Magetan
Dengan Hormat.
Sesuai kesepakatan yang telah disetujui bahwa pembayan tagihan akan dibayarkan pada tanggal 8 setiap bulannya. Oleh sebab itu berrsama surat pengantar ini kami ingin sampaikan Dokumen Tagihan periode September 2018.
Demikian surat ini kami sampaikan, kami harap pembayaran tagihan bisa segera di selesaikan tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih
Hormat Kami
PT. ABCD Indo Sukses
Ririn Arianti W
Manager Finance
3. Contoh Surat Pengantar Magang atau Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Surat Pengantar Praktek Kerja Lapangan
Nomor : 201/V/KPS.F-FM.MM.80.03/04/2019
Dengan ini kami atas nama Program Studi Fisika , Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Brawijaya Malang, menyampaikan bahwasanya mahasiswa berikut ini :
Nama : Tomi Sugiarto
NIM : 1921239181110092
Tempat, Tanggal lahir : Bandung, 08 Juli 1995
Bidang Minat : Fisika Material
Alamat : Jalan Galunggung No. 3, Kota Malang
No. HP : 0812222228822
akan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) selama minimal 1 (satu) bulan penuh pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Praktek Kerja Lapangan ini merupakan salah satu mata kuliah yang wajib diambil oleh setiap mahasiswa yang bertujuan untuk memberikan pengalaman serta pengenalan dunia kerja bagi calon wisudawan.
Oleh karenanya kami mengharapkan kerjasama dan bantuan dari Bapak/Ibu, agar mahasiswa kami dengan nama tersebut dapat melaksanakan praktik PKL hingga selesai.
Demikian surat ini kami buat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Malang, 23 Juli 2019
Hormat kami,
Drs. Haris Hutapea, S.Si, M.Si
Kaprodi Fisika
Baca juga: Contoh Surat Undangan Tidak Resmi Beserta Pengertian dan Cara Menulisnya
4. Contoh Surat Pengantar untuk Surat Kuasa
Surat Kuasa
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Adipura Subroto
NIM : 19212214
Tempat, Tanggal lahir : Surabaya, 09 Agustus 1993
Bidang Minat : Ekonomi
Fakultas : Ekonomi dan Bisnis Universitas Surabaya
Alamat : Jalan Tugu Pahlawan No. 19B, Surabaya
Dengan ini memberikan kuasa penuh kepada:
Nama : Agus Natanegara Widyagama, S.E.
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 29 Maret 1989
NIK : 342173124128862621
Pekerjaan : PNS
Alamat : Jalan Widuri No 97, Surabaya
untuk menjadi perwakilan dalam pengambilan ijazah asli dan transkrip nilai, beserta berkas-berkas lainnya yang berkaitan dengannya.
Apabila di kemudian hari terdapat kesalahan saat pengambilan maupun kesalahan lainnya, akan menjadi tanggung jawab saya sepenuhnya selaku pemberi kuasa.
Demikian Surat Kuasa ini saya buar agar nantinya dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 12 Juli 2019
Penerima Kuasa,
Agus Natanegara Widyagama, S.E.
Adipura Subroto
