Suroboyo.id – Cara membuat surat niaga beserta contohnya. Surat niaga adalah surat resmi dari perusahaan untuk menawarkan produk atau jasa kepada pelanggannya.

Tujuan dari surat niaga adalah agar penerima surat mengetahui produk-produk dari perusahaan tersebut. Surat niaga berisikan tentang penawaran produk maupun jasa dari sebuah perusahaan.

Mengirimkan surat nisaga kepada konsumen akan menjadi upaya untuk memikat pelanggan terhadap brand, produk, atau layanan perusahaan.

Baca juga: Cara Menulis Surat Lamaran Kerja yang Baik untuk Memikat HRD

Adapun jenis-jenis surat niaga yang perlu diketahui pelaku bisnis ialah sebagai berikut.

Jenis-Jenis Surat Niaga

1. Surat permintaan penawaran

Surat niaga jenis ini merupakan surat berisi permintaan penawaran dari calon pembeli kepada perusahaan penjual produk atau jasa. Permintaan yang dimaksud antara lain berupa katalog produk beserta harganya, promo yang berlaku, dan sebagainya.

2. Surat pesanan

Jika setelah menerima surat penawaran calon pembeli tertarik untuk membeli, jenis surat yang akan mereka kirim selanjutnya yaitu surat pesanan. Surat pesanan berisi tentang informasi dan rincian produk yang akan mereka beli.

3. Surat perkenalan

Salah satu manfaat surat niaga adalah untuk mengenalkan produk atau jasa suatu bisnis ke perusahaan lain dengan informasi yang lengkap. Gunakan surat perkenalan untuk tujuan ini.

4. Surat penolakan pesanan

Karena beberapa faktor seperti membludaknya pesanan, tak jarang perusahaan terpaksa menolak pesanan pembeli. Untuk menolak pesanan, perusahaan perlu membuat surat penolakan pesanan dengan menyertakan alasannya.

5. Surat pengiriman pembayaran

Dapat dikatakan, surat pengiriman pembayaran merupakan bukti transaksi oleh pembeli. Pada jenis surat ini, isi surat niaga adalah jumlah uang yang dibayarkan kepada penjual, metode pembayaran, dan bukti transaksi.

6. Surat komplain atau pengaduan

Anda bisa mengirim surat pengaduan atau komplain jika menerima barang rusak atau cacat maupun barang yang datang tidak sesuai pesanan. Dalam hal ini, fungsi surat niaga adalah mengajukan pengaduan.

7. Surat penangguhan pembayaran

Terkadang ada kondisi dimana pembeli tidak bisa melakukan pembayaran secara tepat waktu karena alasan-alasan tertentu. Jika hal tersebut terjadi, pembeli bisa mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Jenis surat niaga ini bisa dikirimkan setelah menerima surat tagihan dari penjual.

8. Surat penagihan

Jika transaksi jual beli telah disepakati dengan metode utang, penjual bisa mengirimkan surat penagihan kepada pembeli. Isi dari surat niaga adalah pemberitahuan batas waktu pembayaran atau jatuh tempo.

9. Surat jawaban penangguhan pembayaran

Jenis lain surat niaga adalah surat jawaban penangguhan pembayaran. Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan surat balasan penangguhan yang dikirim pembeli sebelumnya. Surat ini berisi jawaban atau respon dari permintaan penangguhan, bisa berupa penolakan atau ketentuan pembayaran yang baru.

10. Surat menjawab pengaduan

Selain untuk melakukan pengaduan, fungsi surat niaga adalah menjawab pengaduan tersebut. Surat ini berisi ucapan terima kasih untuk pengaduannya serta langkah yang diambil penjual guna mengatasi masalah yang dialami pembeli.

11. Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan bentuk respon penjual atas pengajuan pembelian. Isi suratnya yaitu konfirmasi barang yang dipesan tersedia atau tidak. Penjual juga bisa menyertakan metode pembayaran dan detail pengiriman dalam surat ini.

12. Surat penawaran

Surat penawaran merupakan surat balasan untuk permintaan penawaran yang sebelumnya dikirimkan calon pembeli. Tidak selalu untuk membalas permintaan penawaran, perusahaan juga boleh berinisiatif mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli secara langsung.nawaran dan promosi produk atau jasa perusahaan.

Mengirimkan surat niaga kepada konsumen menjadi sebuah upaya untuk memilkat pelanggan menjadi teknik pemasaran yang bagus dalam menjual produk dan memperkenalkan merek perusahaan.

Baca juga: Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Sekolah yang Baik dan Benar

Struktur Format Surat Niaga

Membuat surat niaga sebenarnya tidak terlalu saklek. Namun, pada umumnya, surat niaga memiliki struktur format yang sama. Berikut ini struktur format surat yang bisa kamu contoh,

1. Kop surat

2. Nomor referensi surat niaga

3. Lampiran surat niaga

4. Cantumkan tujuan surat niaga

5. Tanggal surat niaga

6. Salam surat

7. Salam pembuka

8. Isi surat, termasuk penawaran, pemesanan, dan detail informasi

9. Salam penutup

10. Tanda tangan pengirim

11. Jabatan pengirim

Contoh Surat Niaga

Surat Niaga Tentang Pemesanan Barang

TOKO ABADI SEJAHTERA SAUDARA

Jalan Pulau Anggrek I, No 34 Perumahan Gading Jaya, Kel Tanjung Sakti. Tanjung Karang Pusat

Kota Bandar Lampung Telp. (0721) 0003111021 Fax. (0721) 35779

Email : ASS@BS.ac.id Website. http://ASS.ac.id

Bandar Lampung, 30 Agustus 2019

Nomor : 11/ASS/BS/VIII/2019

Lampiran : 1 Berkas

Perihal : Pemesanan Barang

Kepada Yth

Direktur Utama PT Maju Mundur Sejahtera

Jalan Basuki Ramad Selatan, Tanjung Karang Pusat

Bandar Lampung

Dengan hormat,

Surat yang Bapak/Ibu kirimkan dengan nomor surat 27/MMS/BS/VIII/2019 tepatnya pada tanggal 27 Agustus 2019 sudah kami terima dalam keadaan baik.

Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas penawarannya dan bermaksud untuk memesan barang karena tertarik dengan harga dan kualitas yang ditawarkan. Berikut rincian barang yang kami pesan:

1. 8 Unit Kompor Listrik

2. 8 Unit Kompor Gas

3. 8 Unit TV LED Shap 24 Inchi

4. 8 Unit Salon Politron Ukuran Besar

5. 8 Unit Salon Politron Ukuran Sedang

6. 6 Unit Salon Politron Ukuran Kecil

7. 8 Unit Kipas Angin Miyako 24 Inchi

8. 8 Unit Mixer Miyako

Besar harapan kami agar barang yang kami pesan dapat diproses dan kami terima secepatnya, sebelum tanggal 10 September 2019.

Untuk pembayaran kami akan melakukan pembayaran melalui metode transfer dimana setelah 1 hari barang tersebut telah kami terima dan kami periksa.

Bukti pembayaran berupa struk transfer akan kami kirimkan fotocopyannya kepada perusahaan bapak/ibu.

Demikian surat pesanan ini disampaikan untuk perhatian serta pelayanan baik dari saudara kami mengucapkan terima kasih banyak.

Bandar Lampung, 30 Agustus 2019

Hormat kami

Putra Mahesa Dendra

Baca juga: Cara Membuat SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) Beserta Syarat yang Dibutuhkan

2. Surat Niaga Tentang Penolakan Penawaran

PT SEJAHTERA SAUDARA KEMBAR

Jalan Ramad Hidayat Selatan, No 16 Perumahan Way Halim Permai, Kel Sukabumi, Kec. Tanjung Karang Pusat

Kota Bandar Lampung Telp. (0721) 0000111031 Fax. (0721) 65679

Email : PT@SSK.ac.id Website. http://SSK.ac.id

Bandar Lampung, 01 September 2019

Nomor :112/PT/ASS/IX/2019

Lampiran : 1 Berkas

Perihal : Penolakan Penawaran

Kepada Yth

Direktur PT Maju Mundur Sejahtera

Jalan Basuki Ramad Selatan, Tanjung Karang Pusat

Bandar Lampung

Dengan hormat,

Surat yang Bapak/Ibu kirimkan dengan nomor surat 34/MMS/VIII/19 tepatnya pada tanggal 29 Agustus 2019 sudah kami terima dalam keadaan baik.

Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas penawaran namun tanpa bermaksud untuk menolak kerjasama hanya saja barang yang saudara tawarkan saat ini sedang sepi peminatnya.

Sehingga untuk saat ini kami masih belum dapat melakukan pemesanan di perusahaan saudara. Namun tidak menutup kemungkinan suatu hari kami akan memesan barang di perusahaan saudara karena begitu murah dan lengkapnya penawaran yang saudara berikan.

Demikian surat balasan penawaran ini disampaikan untuk perhatian serta niat baik dari saudara kami mengucapkan terima kasih banyak.

Bandar Lampung, 01 September 2019

Direktur Utama PT Abadi Sejahtera Saudara

Muhammad Ivan Fuzi, ST,.MEcGeo