Pengurusan Akta Kelahiran/Kematian Online Via e-Lampid

Laman muka website e-Lampid

 

Berita Surabaya – Selama ini, Pemerintah Kota (Pemkot) Surabaya selalu berupaya memberikan pelayanan publik berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Tujuannya, memberikan kemudahan, efektifitas, dan efisiensi bagi masyarakat. Salah satu terobosan yang dimaksud adalah peluncuran aplikasi e-Lampid.

Yakni, aplikasi online yang memfasilitasi warga untuk mengurus Akta Kelahiran dan/atau Akta Kematian. Melalui e-Lampid, pemohon tidak perlu datang langsung ke loket pelayanan. Melainkan, cukup dengan sambungan internet dari manapun juga. Selain lebih ringkas, program ini juga ramah lingkungan. Sebab, ikut meminimalkan penggunaan kertas.

Pemohon tidak perlu datang langsung ke loket, sehingga pemrosesan berkas menjadi lebih cepat. Warga hanya butuh waktu 3 hari kerja untuk mendapatkan Akta Kelahiran/Kematian. Terhitung dari approval oleh Kelurahan yang selanjutnya diteruskan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispenduk Capil) selaku penerbit kutipan akta. Terkait persyaratan berkas, petugas di kantor Kelurahan bakal memberi penjelasan berikut arahan bagi warga. Dengan demikian, tampaklah perhatian penuh dari PNS Pemkot demi memberikan yang terbaik bagi publik.

Permasalahan utama yang mendasari munculnya inisiatif ini adalah volume antrean pengurusan Akta Kelahiran/Kematian di Dispenduk Capil yang selalu padat setiap hari kerja. Ada sekitar 400 permohonan. Sementara waktu pemrosesan berkas sebelumnya dipatok tujuh hari kerja. Tak ayal, tumpukan permohonan yang mesti diverifikasi tak pernah surut.

Inisiatif yang digagas di tahun 2013 ini mampu mengurangi antrean di loket dan menumpuknya berkas di kantor Dispenduk Capil. Karena, tahapannya mensyaratkan pihak kelurahan untuk melakukan verifikasi berkas pemohon yang diunggah pada aplikasi e-Lampid. Letak kelurahan yang umumnya berdekatan dengan rumah warga (para pemohon), membuat waktu tempuh menjadi lebih efisien karena warga tak perlu lagi mendatangi kantor Dispenduk Capil.

Skema kerja menjadi lebih gampang. Rantai birokrasi dipangkas sehingga semua bisa diurus online. Terlebih, saat ini piranti e-Kios yang bisa mengakses aplikasi e-Lampid tersedia di kantor pemerintahan, dalam hal ini Kelurahan dan Kecamatan. Jadi, segala proses pengurusan dapat berjalan lancar.

Dikirim ke Rumah

Perkembangan TIK begitu pesat dan tidak dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari warga Surabaya. E-Lampid hadir sebagai pendekatan baru dalam perbaikan pelayanan penerbitan kutipan Akta Kelahiran/Kematian yang semula berbasis konvensional, menjadi berbasis elektronik. E-lampid digagas oleh Pemkot melalui Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Dinas Komunikasi dan Informatika selaku leading sector di bidang pengembangan dan pemanfaatan TIK. Yang berkoordinasi dengan Dispenduk Capil, Puskesmas, Rumah Sakit, dan Dinas Kesehatan. Mengingat, proses kelahiran warga kerap dilakukan di sentra layanan kesehatan tersebut di atas.

E-lampid merupakan inisiatif yang menerapkan prinsip pelayanan mendekat ke masyarakat. Warga bisa mengunggah kelengkapan dokumen secara mandiri di rumah masing-masing selama terhubung dengan koneksi internet. Apabila tidak memiliki fasilitas dan koneksi internet di rumah, warga cukup mendatangi kantor kelurahan yang lokasinya berdekatan dengan rumah. Jangan lupa, bawa kelengkapan dokumen.

Di kantor kelurahan juga sudah disiagakan petugas yang siap membantu warga yang kesulitan dalam melakukan pendaftaran di depan piranti e-Kios, alat yang bisa digunakan untuk mengakses e-Lampid. Proses pendaftaran dan pengumpulan dokumen kelengkapan cukup berhenti di Kelurahan. Warga tidak perlu lagi mendatangi Dispenduk Capil. Setelah kutipan akta jadi, dokumen tersebut akan dikirim ke rumah yang bersangkutan.

Hingga saat ini, belum ada kendala berarti dalam proses pengoperasian e-Lampid. Meski demikian, persoalan tetaplah ada. Misalnya, terkait kesenjangan kemampuan menggunakan internet yang masih terjadi antar warga, kesibukan lalu-lintas jaringan internet dengan yang terbatas ketika sedang peak hours, dan lain sebagainya.

Namun, Pemkot tetap terus berupaya mencari jalan keluar dari problem tersebut. Kendala terkait kapabilitas pengoperasian internet selama ini dijawab dengan pelatihan gratis di Broadband Learning Center (BLC). BLC tersebar di rumah susun, taman dan kantor Kecamatan/Kelurahan tertentu. Selain itu, Pemkot selalu menyiagakan petugas untuk membantu warga yang kesulitan bandwith saat berinteraksi dengan aplikasi e-Lampid. Termasuk, menyiapkan call center pusat informasi dan pengaduan.

Pada bagian lain, eksekutif menyediakan wifi gratis di taman-taman sehingga warga bisa memanfaatkannya untuk belajar internet. Sementara lalu lintas jaringan internet yang padat terutama saat peak hours, dapat diatasi dengan melakukan evaluasi penggunaan bandwith dan melakukan audit TIK. Sehingga, dapat diketahui kebutuhan TIK warga dan pemutakhiran porsi kebutuhan pun dapat dilaksanakan seproporsional mungkin.

E-Lampid dianggap telah ikut membangun kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan kependudukan di Surabaya. Bertolak dari sana, warga terpacu untuk berpartisipasi membangun daerahnya. Baik melalui kontribusi berupa ide pemikiran, tenaga, dan lain-lain. Dengan harapan, tatanan sosial yang ideal untuk warga kota dapat tercapai. Di sisi lain, masyarakat makin terbiasa dan paham soal TIK. Sebagaimana diketahui, pemanfaatan teknologi telah menjadi salah kunci utama menyejahterakan kehidupan.

Upaya merancang sistem dan membangun aplikasi e-Lampid membutuhkan integrasi antar Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang solid. Tiap SKPD dituntut langsung bersentuhan dengan warga agar implementasi aplikasi ini bisa berhasil dan maksimal. Perubahan mindset aparatur akibat pemanfaatan TIK menjadi hal yang tidak dapat dihindarkan. Yang terpenting, tujuan utamanya adalah memudahkan aparat dan masyarakat dalam hal pengurusan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil. (*)

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here